Els autònoms, les pimes i les entitats sense ànim de lucre també han de complir amb l’obligació de registrar els fitxers de caràcter personal.
.
.
Sovint, quan s’inicia l’activitat, ens centrem en donar-nos d’alta a la obligacions censals, fiscals, registrals i amb la Seguretat Social, i ens oblidem de temes de gran importància.
Ens referim, concretament, a l’obligació de notificar la creació de fitxers de caràcter personal.
.
Què entenem per dades de caràcter personal?
Qualsevol informació numèrica, alfabètica, gràfica, fotogràfica, acústica o de qualsevol altre tipus que concerneix persones físiques identificades o identificables.
El concepte de dades de caràcter personal comprèn:
a) Qualsevol tipus d’informació respecte d’una persona física (edat, color de cabell, aficions, dades de caràcter cultural, etcètera). A més, dins de la informació que es pot posseir sobre una persona, hi ha dades que es consideren especialment sensibles i que són objecte d’una protecció especial per part de la normativa reguladora d’aquesta matèria; es tracta de dades relatives a la ideologia, creences, religió, origen racial, vida sexual i anàlegs de les persones.
b) No cal que la persona es trobi totalment identificada, sinó que n’hi ha prou que resulti identificable.
.
Podran crear fitxers de titularitat privada que continguin dades de caràcter personal quan sigui necessari per l’assoliment de l’activitat o l’objecte legítims de la persona, empresa o entitat titular i es respectin les garanties establertes a la LOPD.
.
Qui ha de notificar?
Estan obligats a notificar la creació de fitxers per a la inscripció en el RGPD (Registre General de Protecció de Dades), d’acord amb el que disposa la LOPD (Llei Orgànica 15/99, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal ), aquelles persones físiques o jurídiques, de naturalesa pública o privada, o òrgan administratiu, que procedeixin a la creació de fitxers que continguin dades de caràcter personal. Per tant, tota persona o entitat que procedeixi a la creació de fitxers de dades de caràcter personal ho ha de notificar prèviament a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Qualsevol modificació posterior en el contingut de la inscripció d’un fitxer en el RGPD, haurà de comunicar-se a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, mitjançant una sol·licitud de modificació o de supressió de la inscripció, segons correspongui.
És una normativa d’àmbit estatal que també han de complir i respectar les associacions i fundacions tot i ser entitats no lucratives.
Per complir amb la Llei de Protecció de Dades, les entitats han de saber quants arxius de dades tenen, en quin suport (informàtic, paper o ambdós), quin nivell de protecció han de tenir les seves dades en funció que siguin bàsiques, de protecció mitjana o alta i redactar el model de seguretat que utilitzen en l’entitat.
Un cop inscrit el fitxer en el RGPD, es notifica la resolució d’inscripció del director de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades en la qual es comunicarà el codi d’inscripció assignat, a l’adreça que a aquests efectes s’ha fet constar a l’apartat corresponent del full de sol·licitud.
La inscripció d’un fitxer en el RGPD, únicament acredita que s’ha complert amb l’obligació de notificació disposada a la Llei Orgànica 15/1999, sense que d’aquesta inscripció es pugui desprendre el compliment per part del responsable del fitxer de la resta de les obligacions previstes en la Llei i altres disposicions reglamentàries.
.
Naturalesa dels fitxers
La LOPD distingeix entre fitxers de titularitat pública i privada.
Seran fitxers privats, segons l’article 5.1.l) del RLOPD, aquells “dels quals siguin responsables les persones, empreses o entitats de dret privat, amb independència de qui tingui la titularitat del seu capital o de la procedència dels seus recursos econòmics, així com els fitxers dels quals siguin responsables les corporacions de dret públic, si és que aquests fitxers no estan estrictament vinculats a l’exercici de potestats de dret públic que els atribueix la seva normativa específica”.
L’article 5.1.b) del RLOPD defineix els fitxers públics com aquells “dels que siguin responsables els òrgans constitucionals o amb rellevància constitucional de l’Estat les institucions autonòmiques amb funcions anàlogues a aquests òrgans, les administracions públiques territorials, així com les entitats o organismes vinculats o en depenen i les corporacions de dret públic sempre que la seva finalitat sigui l’exercici de potestats públiques”.
.
Què passa si no es notifica l’existència d’un fitxer?
En aquest cas podria incórrer en falta lleu, tal com assenyala l’article 44.2.b) de la Llei Orgànica 15/1999, i amb subjecció al règim sancionador previst en aquesta Llei.
.
.
Assessoria a Barcelona
Sagarra i Montalvo Gestió BCN
