El Codi de Comerç estableix que s’han de conservar els llibres de comptabilitat, la documentació i els justificants durant sis anys, a partir de l’últim assentament realitzat en els llibres.
Relatiu a les factures, s’han de conservar totes les que s’hagin emès a tercers, així com aquelles que s’hagin rebut.
L’Agència Tributària ens diu que “Els diferents documents, en paper o format electrònic, s’hauran de conservar per qualsevol mitjà que permeti garantir a l’obligat a la seva conservació l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat, així com l’accés a ells per part de l’Administració tributària sense demora, excepte causa degudament justificada, podent complir-se aquesta obligació mitjançant la utilització de mitjans electrònics. “
Dit això, no hi ha cap obligació d’arxivar en paper les factures emeses o rebudes electrònicament.
Per tant, les factures en paper “Els obligats tributaris podran procedir a la digitalització certificada de les factures, documents substitutius i de qualssevol altres documents que conservin en paper que tinguin el caràcter d’originals.”
D’aquesta manera, ens podem desfer de les factures en paper si s’està en condicions de garantir que la còpia digital és exacta a l’original.
Pel que fa a les factures d’immobilitzat, no podran destruir-se mentre s’estiguin practicant amortitzacions d’aquests actius.
A banda de conservar tota la seva documentació mercantil durant sis anys, és recomanable conservar indefinidament la següent documentació:
- Llibres oficials de comptabilitat
- Comptes anuals signats
- Contractes a llarg termini
- Còpies de seguretat informàtiques de registres comptables
- Escriptures
A efectes tributaris, La Llei General Tributària estableix el termini general de prescripció de quatre anys, a comptar de la finalització del termini de presentació de les declaracions.
Aquest termini també afecta la possibilitat del contribuent per a sol·licitar i obtenir la devolució dels seus impostos.
No obstant això, aquest termini es pot interrompre per qualsevol acció de l’Agència Tributària degudament notificada o per la interposició, pel contribuent, de reclamacions o recursos de qualsevol classe. Per tant, cal revisar si, en algun impost, s’ha interromput el termini de quatre anys, ja que implicaria conservar tota la documentació fins finalitzat el procés de revisió o inspecció.
En el cas de ser subjecte obligat per la normativa de prevenció de blanqueig de capitals, s’ha de conservar per un període mínim de 10 anys la documentació en la qual es formalitzi el compliment de les obligacions establertes en la Llei 10/2010.
El cessament de l’empresari en l’exercici de les seves activitats no l’eximeix del deure de conservació dels llibres i documents comptables, i si ha mort, el deure de conservació recaurà sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seran els seus liquidadors els obligats a complir el que preveu.
.
Sagarra i Montalvo Gestió BCN
Assessoria a Barcelona
