La factura electrònica deixarà de ser una opció per esdevenir una obligació per a empreses i autònoms. Tot i que moltes empreses ja treballen amb sistemes digitals, la nova normativa suposarà un canvi important en la manera d’emetre, enviar i gestionar les factures entre professionals.
L’objectiu principal és reduir la morositat i millorar el control dels pagaments entre empreses. Durant anys, moltes pimes i autònoms han patit retards en els cobraments, afectant directament la liquiditat. Amb la implantació de la factura electrònica, l’Administració podrà disposar d’una traçabilitat més gran sobre quan s’emet una factura, quan es rep i quan es paga realment. A més, aquesta transformació també cerca impulsar la digitalització de les empreses i simplificar molts processos administratius que encara es realitzen de forma manual.
Entrada en vigor
El reglament que desenvolupa la factura electrònica obligatòria ja ha estat aprovat el 2026, tot i que l’aplicació efectiva dependrà de la publicació de l’ordre ministerial tècnica que regularà tots els aspectes operatius del sistema.
Actualment, el projecte publicat pel Ministeri d’Hisenda preveu que aquesta ordre entri en vigor l’1 d’octubre del 2026. A partir d’aquesta data començaran a comptar els terminis d’adaptació per a empreses i autònoms.
Si finalment es manté aquest calendari, les dates previstes serien les següents:
- Les empreses i els professionals amb una facturació superior a 8 milions d’euros s’han d’adaptar abans de l’1 d’octubre del 2027. (s’han d’adaptar en el termini de 12 mesos a partir de la publicació de l’ordre ministerial)
- La resta d’empreses i autònoms disposaran fins a l’1 d’octubre del 2028 per implantar el nou sistema. (disposaran de 24 mesos per implantar el nou sistema a partir de la publicació de l’ordre ministerial)
A més, durant el primer any d’aplicació per a les empreses més grans, les factures electròniques hauran d’anar acompanyades d’un PDF que en garanteixi la lectura quan el destinatari encara no accepti treballar amb el format electrònic original.
Un altre aspecte rellevant és que l’obligació d’informar sobre els estats de la factura i el pagament efectiu tindrà un calendari més flexible per a petites empreses i autònoms amb menys volum de facturació. En aquests casos, aquesta obligació serà inicialment voluntària i passarà a ser obligatòria més endavant.
Funcionament de la factura electrònica
La nova normativa afectarà pràcticament a tots els empresaris i professionals que treballin amb altres empreses o autònoms a Espanya. Amb aquest nou sistema, ja no n’hi haurà prou amb enviar una factura en PDF per correu electrònic. La factura s’haurà de generar en un format electrònic estructurat que permeti que la informació pugui ser llegida automàticament per diferents programes i plataformes.
Les empreses poden utilitzar programes privats de facturació o bé la solució pública gratuïta que posarà a disposició l’Agència Tributària. Quan una empresa no indiqui expressament que vol treballar amb una plataforma privada concreta, s’entendrà que utilitzarà la solució pública.
Una de les novetats principals és que el sistema permetrà fer un seguiment molt més complet del cicle de la factura. No només es controlarà quan s’emet, sinó també quan s’accepta si ha estat rebutjada i quan s’ha realitzat el pagament efectiu.
Els destinataris de les factures estaran obligats a comunicar determinats estats de la factura, com ara:
- acceptació o rebuig
- data de pagament
- pagaments parcials
- o incidències relacionades amb el cobrament.
A més, aquestes comunicacions s’han de fer en un termini màxim de quatre dies naturals des que es produeixi cada situació.
L’Agència Tributària actuarà a més com a repositori central de la informació, ja que les plataformes privades estaran obligades a remetre una còpia electrònica de les factures al sistema públic.
Avantatges de la factura electrònica
Tot i que l’adaptació inicial requerirà certs canvis interns, la implantació de la factura electrònica també aportarà avantatges importants. L’automatització reduirà errors administratius, permetrà un control més gran de cobraments i pagaments i disminuirà el temps dedicat a tasques repetitives de gestió documental.
A més, la digitalització facilitarà l’accés a la informació i millorarà l’organització administrativa de moltes empreses. També augmentarà la seguretat i la traçabilitat de les operacions, ja que tota la informació quedarà enregistrada digitalment.
La interoperabilitat entre plataformes també evitarà que les empreses quedin limitades a un únic proveïdor tecnològic, cosa que facilitarà l’intercanvi de factures entre diferents sistemes.
La importància de preparar-se amb temps.
Tot i que l’aplicació efectiva encara serà progressiva, moltes empreses ja estan revisant els seus processos de facturació i analitzant si els programes actuals es podran adaptar als nous requisits.
Preparar-se amb antelació permetrà fer la transició de manera més senzilla i evitar improvisacions quan l’obligació entri plenament en vigor. Revisar circuits interns, digitalitzar determinats processos administratius i familiaritzar-se amb les noves eines serà clau durant els propers mesos.
Si aquesta informació ha estat del vostre interès pot compartir-la. Si necessiteu informació més detallada podeu contactar amb nosaltres.
Assessoria a Barcelona
SAGARRA i MONTALVO GESTIÓ SL