Entendemos por gastos de representación aquellos gastos destinados a que el trabajador represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes con la finalidad de recibir un beneficio comercial y empresarial. Serían, por ejemplo, las comidas y cenas, reuniones para promocionar el producto y otros elementos propios de las relaciones públicas y, consecuentemente, todos ellos tienen su implicación fiscal en el Impuesto de Sociedades.
Es importante diferenciarlos de los gastos de viaje los cuales son los derivados de las actividades de un empleado en un lugar distinto del centro de trabajo habitual donde desarrolla su actividad por exigencias del trabajo. Serían por ejemplo, los desplazamientos de un empleado a las oficinas de un cliente para ofrecerle una formación o los gastos de un técnico para solucionar un problema.
La Ley del Impuesto de Sociedades establece que los gastos de representación deducibles son aquellos considerados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma, o sea, aquellos destinados a que el trabajador represente o mejore la imagen de la empresa frente a los clientes con un objetivo empresarial.
Se consideraran gastos de representación deducibles los siguientes:
- Los gastos por atenciones con clientes o proveedores: estancias en hoteles para clientes, invitaciones a comidas, asistencia a eventos, entrega de regalos de empresa.
- Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa como son las cestas de Navidad.
- Los gastos realizados para promocionar la venta de bienes o la prestación de servicios
- Los gastos que se correlacionen con los ingresos.
Siempre y cuando:
- Puedan ser imputables de forma contable: debe estar contabilizado y debe aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
- Deben estar justificados documentalmente: facturas completas, Recibos, nóminas, etc.
De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 27/2014, del Impuesto de Sociedades, los límites que existen para los gastos de representación se establecen en un límite del 1% sobre la cifra de negocios anual para el montante deducible de los gastos de representación.
Contablemente se registraran en cuentas del subgrupo 62, considerando dentro de la cuenta 627 “publicidad, propaganda y RRPP” aquellos como las comida de los comerciales con los clientes, y dentro de una 629 “Otros servicios” los gastos de viajes y dietas.
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