La mayoría de los errores a la hora de calcular la cantidad a retener se produce en los rendimientos del trabajo derivados de relaciones laborales ya que su cuantía es variable según las retribuciones y las circunstancias personales del trabajador, mientras que en el resto de las rentas sujetas a retención les son de aplicación un tipo fijo, pero en caso de producirse también errores, la forma de actuar y las recomendaciones son de igual aplicación.
Las retenciones mal practicadas pueden darse por exceso y también aquellas efectuadas por una cuantía inferior a la legalmente establecida, pero las consecuencias y la forma de arreglar el error son diferentes.
Cuando las retenciones han sido mal practicadas por exceso:
En este supuesto el perjudicado es el perceptor de las rentas, que ve disminuida en mayor medida el importe final de su retribución, mientras que para el pagador de las rentas obligado a realizar retención el efecto es nulo, teniendo en cuenta que el ingreso que ha realizado de más en la Hacienda Pública se corresponde con lo que ha pagado de menos al perceptor.
En este sentido, la forma más fácil de corregir este error es esperar a confeccionar la declaración de la renta y deducirse las cantidades efectivamente retenidas, que aun superiores al tipo legalmente establecido, han sido realmente soportadas e ingresadas, como se justifica en el certificado de retenciones que debe entregar el retenedor. Así, la menor retribución percibida con motivo de la retención incorrecta se verá favorecida con una mayor devolución o un menor ingreso a Hacienda, quedando así la situación regularizada.
Si el trabajador afectado por el exceso de retención no quiere esperar a la presentación de la declaración de la renta deberá realizar una solicitud de devolución de ingresos indebidos a la Agencia Tributaria, instando la rectificación del modelo de autoliquidación de retenciones correspondiente. La solicitud podrá solicitarla tanto el retenedor como el perceptor de las rentas y en todo caso, quien percibirá la devolución será el perceptor.
Cuando las retenciones han sido mal practicadas por defecto:
Esta situación es fácilmente subsanable si el perceptor de las rentas, objeto de una retención inferior a la debida legalmente, sólo se deduce en su declaración de la renta las cantidades efectivamente retenidas al efectuar la declaración de la renta. En este caso, es doctrina del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) que es improcedente exigir al retenedor las cantidades no retenidas si el contribuyente ha ingresado la cuota principal. Por lo que, en caso de requerimiento de la Agencia Tributaria, ésta sólo podría liquidar los intereses de demora consecuencia del diferimiento producido en el IRPF.
Sin embargo, si el perceptor de la renta se deduce en su declaración la cantidad que debió ser retenida en lugar de la efectivamente retenida- acogiéndose al artículo 99.5 de la Ley del IRPF-, o si no presentara declaración por no estar obligado, se produciría un perjuicio para la Hacienda Pública, que practicaría liquidación provisional contra el retenedor por la diferencia surgida, amparada en el precepto de que “los sujetos obligados a retener o a ingresar a cuenta asumirán la obligación de efectuar el ingreso en el Tesoro, sin que el incumplimiento de aquella obligación -la de practicar retención- pueda excusarles de ésta -la de realizar el ingreso-”.
Esto supone infracción tributaria por dejar de ingresar la deuda tributaria que debiera resultar de una autoliquidación, y está regulada en el artículo 191 de la Ley General Tributaria.
Hasta aquí hemos supuesto que el responsable del error en la retención mal practicada es del retenedor, pero si por el contrario, el retenedor pudiera probar que el error se ha originado por la incorrecta comunicación de datos realizada por el trabajador mediante el modelo 145 – de ahí la importancia de que la empresas y entidades retenedoras conserven un original firmado por el trabajador-, no sería de aplicación la sanción alguna al retenedor y la Agencia Tributaria podría incoar expediente sancionador al perceptor de las rentas por la infracción regulada en el artículo 205 de la Ley General Tributaria.
La cuantía de estas sanciones hace recomendable que una vez advertido el error en la retención se opte por presentar una declaración complementaria del modelo de autoliquidación de retenciones presentado incorrectamente y asumir el recargo por declaración extemporánea.
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