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Hace tiempo publicamos un blog (enlace) sobre la Ley del Voluntariado en Cataluña.
Visto que diferentes entidades se ha interesado en cómo se deben llevar a cabo los planes de voluntariado y de qué manera se incorporarán los voluntarios a los diferentes programas de voluntariado que organizan éstas, hemos creído conveniente dar una serie de consejos, recogidos de diferentes publicaciones y de las diferentes experiencias que nos hemos encontrado, de cómo organizar el voluntariado en nuestra entidad, en la línea de lo que marca la mencionada Ley.
Cualquier entidad, por pequeña que sea, puede tener un plan de voluntariado, y lo que hay que hacer es escribir aquello que se hace y sistematizarlo.
Se trata de dar a conocer al voluntario la entidad, su misión, las principales características de su organización y de su funcionamiento. Hay que hacer una exposición de motivos de porque se hace el plan y cuáles son los objetivos que pretende. Y a partir de ahí se irá estableciendo las bases del voluntariado, su captación, la acogida y orientación, su incorporación, el seguimiento, el reconocimiento, la evaluación y la desvinculación.
Deberes de las entidades a tener en cuenta en el plan de voluntariado:
a) Disponer de un plan de voluntariado y de participación que recoja los aspectos relativos a la gestión de los voluntarios dentro de la entidad: Hay que escribir y clarificar procesos básicos como: qué perfiles de voluntariado necesitamos? cuáles son las tareas que llevarán a cabo? cómo haremos la captación de voluntarios y cuál será su acogida? qué seguimiento llevaremos a cabo de las tareas que realicen? cuáles serán sus responsables y cómo fidelizar su participación de cara al futuro?.
El documento debe reflejar cómo funciona el plan, la descripción de cómo se están haciendo las cosas y debe ser un modelo de intenciones de cómo se deben hacer las cosas. Será un documento vivo que permitirá ir incorporando los cambios para reflejar la realidad de cada momento.
b) Disponer de un plan de formación o de un itinerario formativo de los voluntarios de la entidad: Ayudar en según qué proyectos no es sólo una cuestión de voluntad, sino de habilidades. Hay según qué tareas que por mucho que tengamos buena predisposición, si no hay un mínimo de conocimientos no se podrán realizar satisfactoriamente. La formación prevista puede ser una formación inicial básica y, en su caso, una formación pensada para poder desarrollar la tarea específica que se le encomiende. La formación es un derecho del voluntario que puede ayudar a desarrollar mejor sus tareas aparte de hacerlo crecer personalmente.
c) Facilitar información sobre la misión y el estilo de trabajo de la entidad de voluntariado a fin de garantizar un encaje correcto entre las aspiraciones de la entidad y las del voluntario: Colaborar en algún proyecto implica participar con el fin de ayudar, de una manera libre y personal, y para la organización es un elemento importante a la hora de realizar un programa de voluntariado ya que es necesario que el tiempo dedicado por los voluntarios sea de máxima utilidad, tanto para la propia persona como para la organización.
Normalmente, de entrada, se hace una entrevista previa a la aceptación de la solicitud del voluntario, a fin valorar la idoneidad de la persona y de decidir a qué programa de voluntariado se incorpora. Una vez se decide su alta como voluntario hay que firmar la hoja de compromiso, gestionar el seguro, darlo de alta en la base de datos de los voluntarios y entregarle un manual de voluntario (si existe).
d) Nombrar una persona como responsable de la coordinación de los voluntarios de la entidad de voluntariado: En función del programa al que se haya incorporado el voluntario, será más o menos necesario un acompañamiento durante los primeros días y habrá un responsable para hacerlo. Además, éste deberá hacer el seguimiento de que las acciones previstas se lleven a cabo y detectar problemas que puedan surgir.
e) Formalizar la vinculación con el voluntario por medio de la hoja de compromiso correspondiente: entre el voluntario y la entidad de voluntariado social se acuerda y se firma un documento que estipule los derechos y deberes que se reconocen mutuamente. Entre los acuerdos del compromiso hay que desarrollar sus funciones de forma libre y gratuita y responsable, la tarea que se llevará a cabo, la duración, derechos y deberes, proceso de formación, entre otros.
f) Mantener, en su caso, un registro en el que consten inscritos los voluntarios de la entidad de voluntariado, una descripción mínima de la actividad que llevan a cabo y cualquier dato que pueda facilitar la certificación posterior de su actividad: una base de datos en que consten sus datos personales, sus habilidades, las fechas y horarios de contribución, saber si es en su o desplazados, así como si son voluntarios periódicos o puntuales.
g) Asegurar los riesgos derivados de la actividad que lleva a cabo el voluntario y la responsabilidad civil de las acciones mencionadas en todo momento, y asegurar también las medidas de seguridad y salud de acuerdo con la normativa vigente: es un derecho del voluntario el hecho de ser cubierto de los riesgos derivados de la actividad que lleva a cabo como voluntario y de los daños que, involuntariamente, podría causar a terceros por razón de su actividad. Estos derechos de los voluntarios comportan en la práctica para las entidades una doble obligación en relación con los seguros, la de disponer de un seguro de accidentes y de otra de responsabilidad civil.
h) Garantizar el ejercicio del voluntariado de acuerdo con lo que consta en la hoja de compromiso.
i) Cumplir los deberes que se establezcan reglamentariamente.
j) Facilitar la participación de los voluntarios en el diseño y ejecución de los programas de acción voluntaria que se quieran desarrollar.
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Sagarra i Montalvo Gestió BCN
