Estos días que tanto se habla del nuevo Sistema Verifactu consideramos oportuno hacer un repaso a las facturas rectificativas, dado que forma parte de los datos básicos que habrá que presentar a la AEAT para cumplir el Reglamento Verifactu.
Las facturas de abono hacían referencia a los documentos que se emitían como consecuencia de una devolución. A partir del 1 de enero del 2013, cuando entró en vigor el nuevo reglamento de facturación, este es reemplazado por la factura rectificativa negativa.
¿Qué es una factura rectificativa?:
La factura rectificativa está prevista para corregir o modificar una factura original que ya ha sido emitida, y responde al hecho de que, una vez emitida, una factura no puede alterarse y debe mantenerse intacta. El Reglamento de Facturación deja claro que no es posible anular una factura emitida generando otra que la sustituya para la misma operación.
En el caso de que la original no cumpla con los requisitos establecidos o se detecte algún tipo de error, es obligatorio emitir una factura rectificativa.
¿Cómo se hace una factura rectificativa?:
La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura donde conste que se trata de una factura rectificativa y en la que se haga constar los datos identificativos de la factura rectificada. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.
No obstante, cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será necesaria la identificación de las facturas, bastando la determinación del período a que se refieren.
Las facturas rectificativas pueden ser positivas o negativas:
- Positiva: es la factura rectificativa que se emite cuando nos deben dinero. Normalmente esto sucede cuando el importe que hemos puesto en la factura original es menor a lo que tenemos que cobrar.
- Negativa: se emite cuando tenemos que pagar. Este tipo de rectificación ocurre cuando hemos cobrado de más.
¿Cuál es el contenido de la factura rectificativa?:
la información contenida en la factura rectificativa debe ser la misma que la contenida en la factura original, atendiendo a los requisitos y datos obligatorios en cada caso.
La factura rectificativa contendrá la siguiente información:
- Número y, en su caso, serie de la factura. Deberá llevar una numeración especial y una serie diferente a la de las facturas ordinarias.
- Mencionar que se trata de una factura rectificativa con toda claridad.
- Fecha de expedición y de operación: la actual.
- Número de Identificación Fiscal (NIF), así como nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
- Identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados.
- Identificar de forma clara cuál es la factura a la que rectifica, indicando su número, serie y fecha.
- Tipo impositivo asociado (opcionalmente, también la expresión ‘IVA incluido’).
- Importe total.
- Especificar el motivo de la emisión y qué es lo que se rectifica.
Momento de expedición de una factura rectificativa:
La expedición de la factura rectificativa deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el Impuesto o, en su caso, se produjeron las circunstancias.
Finalidades, motivos o causas para la emisión de una factura rectificativa:
- Completar o añadir información imprescindible que fue omitida por error.
- Corregir errores en los datos de la factura (número, fecha, serie; nombre, razón o denominación social del destinatario o del emisor, NIF o CIF, domicilio de cualquiera de las partes, descripción de las operaciones…): la nueva factura deberá contener la información correcta y recoger un texto en la descripción o concepto que indique que la presente factura modifica a la factura número X con fecha X y que, en concreto, corrige los datos relativos al dato de que se trate.
- Corregir el cliente: dos pasos distintos: emitir una factura rectificativa negativa con los datos del cliente erróneo, y emitir una factura ordinaria o rectificativa positiva con los datos correctos, dirigida al cliente real.
- Corregir el importe, el tipo impositivo o el IVA: hay dos opciones:
- que la factura rectificativa contenga simplemente la información correcta y que indique claramente qué es lo que se está modificando.
- Otra opción es reflejar en la factura rectificativa tan solo la diferencia entre la cuantía correcta y la errónea (sea positiva o negativa). En este último caso, al estar relacionadas ambas facturas, las dos serán válidas, mientras que en el primer caso la factura rectificativa anulará a la anterior.
A efectos prácticos y a nuestro entender, consideramos como buena opción emitir una factura rectificativa negativa que anule la factura original y emitir una factura rectificativa positiva correcta.
- Realizar cambios en las condiciones pactadas (por ejemplo, aplicar un descuento, cambiar la fecha de entrega o de prestación del servicio…). En este sentido, se pueden emitir facturas rectificativas negativas (cuando, por ejemplo, se reduzca la mercancía solicitada). Se puede usar este documento para reflejar una renegociación de condiciones (por ejemplo, una rebaja en el precio, fecha de entrega, etc.)
- Corregir un error fiscal: será obligatoria la expedición de una factura rectificativa en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
- Recuperar el IVA abonado por una factura impagada: Cuando el destinatario de las operaciones sujetas a IVA no haya hecho efectivo el pago de las cuotas repercutidas. En este caso, el objetivo es recuperar el IVA declarado en un trimestre anterior, correspondiente a una factura impagada.
Excepciones:
En el caso de que esta haya sido modificada por la devolución de mercancías o embalajes, no es necesario crear una factura rectificativa. En cambio, se debe cambiar la factura que se emita posteriormente.
Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro que tenga el mismo destinatario y por la operación en la que se entregaron se hubiese expedido factura, no será necesaria la expedición de una factura rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior. La rectificación se podrá realizar de este modo siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo.
Diferencias entre una nota de crédito y una factura rectificativa
Una nota de crédito, al igual que la factura rectificativa, es un documento que se usa para corregir facturas ordinarias y las dos son aceptadas por la Agencia Tributaria (AEAT). La diferencia es que la factura rectificativa puede corregir una factura después de la declaración trimestral, es decir, cuyo IVA ya ha sido liquidado.
¿Cómo informar una factura rectificativa en el modelo 303 de autoliquidación del IVA?:
En las casillas 14 y 15 del modelo 303 se hará constar con el signo que corresponda (positivo o negativo) la modificación de bases imponibles y cuotas de operaciones.
Y, por tanto, en el libro registro de IVA constarán todas las facturas, ordinarias o rectificativas, de manera correlativa en serie y numeración.
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