Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial.
Para situarnos; la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, nació con el objetivo evitar la manipulación de datos contables que permitan una doble contabilidad o la alteración de registros de las operaciones realizadas. Esta ley obliga a los productores, comercializadores y usuarios, que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Con esto se pretende prohibir lo que se conoce como “software de doble uso”.
El ”Reglamento Verifactu” establece los requisitos que deben adoptar dichos sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es aquel sistema que toda empresa o profesional, que no realiza su facturación manualmente, utiliza para generar y emitir sus facturas.
Y un sistema VeriFactu, es un sistema de emisión de facturas verificables que pueda realizar su envío a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Aquellos Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que remitan de manera electrónica todos los registros de facturas a la AEAT, y que cumplan con los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturas se consideraran sistemas VeriFactu.
Las aplicaciones informáticas de facturación deberán disponer de una declaración responsable, confirmando que cumplen con lo dispuesto en el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación.
Siguiendo con los obligados tributarios que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturación, éstos podrán remitir voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados por dichos sistemas informáticos cumpliendo con las especificaciones técnicas que se establezcan para la remisión. También las aplicaciones deberán poder enviar dichos registros si la AEAT los solicita.
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT de manera voluntaria se puede realizar de dos maneras:
- Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu). Es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.
- Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.
¿Cómo funciona el sistema Verifactu?
- Genera un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o rectificación.
- Garantiza la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Permite enviar de forma automática cada registro de facturación a Hacienda. Se trata de la opción más cómoda y recomendada por la Administración, y es la que se denomina Sistema Verifactu. En caso de que no se quiera realizar envío automático a la AEAT, las aplicaciones deberán guardar de forma segura los registros de facturación. La AEAT podrá requerir que se consideren cumplidos todos los requisitos anteriores y podrá obtener copia de la información conservada a demanda.
- Registra determinados eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no podrá ser alterado y deberá conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.
Entrada en vigor Verifactu
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
¿A quién afecta Verifactu?
El nuevo sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, tanto si están sujetos a IRPF como si lo están al Impuesto sobre Sociedades a excepción de los contribuyentes obligados a presentar el Suministro Inmediato de Información (SII).
Características de los registros de facturación
Los Sistemas Informáticos de Facturación que se empleen deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, detallando el contenido mínimo a generar. Cada registro de facturación de alta deberá incluir:
- NIF, nombre y apellidos, razón o denominación del obligado a expedir la factura.
- Número y, en su caso, serie de la factura; así como la fecha de su expedición y aquella en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o se haya recibido el pago anticipado, en su caso.
- El tipo de factura expedida, indicando si es completa o simplificada, y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación del tipo de factura expedida.
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- La indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
- La indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA.
- La base imponible de las operaciones, la cuota del IVA, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados y la cuota del recargo de equivalencia.
- Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
- La fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
Cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta, tendrá que generarse un registro de facturación de anulación, con la información necesaria para efectuar correctamente la anulación. Por otra parte, el reglamento incorpora mecanismos de seguridad para garantizar que no se alteren los registros de facturación como la huella o hash y la firma electrónica.
¿Cómo se identifican las facturas Verifactu?
Existen determinadas características que permitirán identificar las facturas Verifactu. Son las siguientes:
- Código QR: Las facturas Verifactu deberán incorporar necesariamente un código QR que contendrá una serie de datos identificativos.
- Referencia al sistema Verifactu: Las facturas también deberán indicar expresamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, mediante la expresión “Veri*Factu”.
- Envío de información a Hacienda: La factura Verifactu permitirá su envío a la Agencia Tributaria a través de un dispositivo de lectura para código QR.
- Registro de eventos: Además de todo ello, deberá existir como respaldo un registro de cada factura y evento.
Con esta normativa, no se prohíbe la realización de facturas de manera manual, aunque la mayoría de los autónomos y las pymes utilizan algún programa de facturación ya que agiliza mucho los tiempos y garantiza que todo se haga correctamente. Sin embargo, aquellos que todavía optan por la confección de las facturas de manera manual poniendo especial atención a que no falte ni uno solo de los datos obligatorios de una factura, un documento de este tipo hecho a mano tiene la misma validez legal que otro generado con un software especializado.
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