Nos gustaría analizar el trato a efectos de cotización a la Seguridad Social de las dietas y asignaciones de gasto de viaje, así como su tributación e intentar exponer también quién debe justificarlas, si el pagador o el perceptor.
A efectos de su exclusión en la base de cotización a la Seguridad Social y de quedar exentas del I.R.P.F., únicamente tendrán consideración de dietas y asignaciones para los gastos de viaje las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del trabajador y del que constituya su vivienda y siempre que no supere un periodo contiuado de nueve meses.
Según determina el Art. 23.2.A.a del RD 2064/1995 y el Art. 9.A en sus apartados 3,4,5 y 6 del RD 439/2007:
Gastos de locomoción:
- En caso de utilizar transporte público la cantidad exenta será el importe total que se justifique mediante factura.
- En otro caso, el importe de 0,19 euros por kilómetro recorrido, más gastos de peajes y aparcamientos.
Gastos de manutención y estancia:
Si existe pernocta:
Los gastos de estancia exentos serán aquellos que se justifiquen mediante factura, sin existir límite.
Haciendo especial mención a los conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no necesitan justificación si el importe de los gastos de estancia no supera 15 euros/día, en desplazamientos nacionales, o de 25 euros/día en desplazamientos al extranjero.
Los gastos de manutención quedarán exentos 53,34 euros/día en territorio español y de 91,35 euros/día en desplazamientos al extranjero.
Si no existe pernocta:
La cuantía exenta será de 26,67 euros/día en territorio español y de 48,08 y euros/día en desplazamientos al extranjero.
Estos gastos por manutención no requieren ticket ni factura, pero sí deberá justificarse el desplazamiento.
Las asignaciones para manutención y estancia exceptuadas de gravamen incluyen tanto las cantidades entregadas directamente a los empleados para tales gastos como los importes satisfechos por el empleador a quienes presten los servicios. No se modifica por tanto el régimen jurídico de dichas asignaciones por gastos, independientemente que se satisfagan directamente al trabajador o se abonen por la empresa.
Respecto a la justificación de las dietas exentas en fecha 06/11/2018 el TEAC publicó la Resolución 03972/2018 en recurso extraordinario de alzada para la unificación de criterio, donde se determina quién debe ser, si el pagador o el perceptor de dietas exceptuadas de gravamen en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas el que justifique el día, lugar, motivo y realidad del desplazamiento.
Así, el TEAC se posiciona de acuerdo con los siguientes criterios:
“No existe obstáculo normativo que impida a la Administración comporbar al perceptor de retibuciones que han sido declaradas dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen, en relación con las mismas.”
Así, la Administración podrá requerir indistintamente a pagador o perceptor con el objeto de comprobar si se han practicado correctamente las retenciones a cuenta del IRPF por las cantidades satisfechas a los trabajadores.
“Los gatos de locomoción mediante uso de vehículo privado, así como los gastos de manutención, deben ser acreditados por el pagador”
Significando que es el pagador de las retribucioes quien debe justificar el día, lugar y motivo del desplazamiento y que obedecen a razones exclusivamente laborales y de organización de su actividad económica para el correcto desempeño. No obstante, será aceptado que el perceptor de forma voluntaria quiera aportar la justificación.
“Los gastos de locomoción en caso de haberse utilizado un medio público de trasnporte, así como los de estancia (salvo los de consuctores de vehículos de trasnporte de mercancias por carretera) y los gastos de aparcamiento o peaje en el caso de que se hubiese utilizado un vehículo privado, habrán de justificarse, en princioio, por el empleador o perceptor de las dietas”.
Así, establece que el obligado tributario habrá de acreditar aquellos hechos que le favorecen; debiendo estar los justificantes expedidos a nombre del perceptor.
Siendo obligación del pagador probar el día, lugar y motivo del desplazamiento, esto es, que los gastos de desplazamiento de los empleados obedecen a razones laborales y de organización de su actividad económica.
Podriamos resumir que será la carga de la prueba del pagador:
- Que los gastos acreditados obedecen realmente a razones laborales y del desarrollo de su actividad económica.
- Manutención
- Locomoción en vehículo privado del trabajador.
Y del perceptor:
- Locomoción en medio de transporte público
- Estancia
- Aparcamiento y peaje
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