Para contabilizar una subvención tomaremos como base la Norma de Valoración 18ª del Plan General de Contabilidad.

"18a. Subvenciones, donaciones y legados recibidos

  1. Reconocimiento

Las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables (o sea, que no se pueden devolver) se contabilizan inicialmente y con carácter general, como ingresos directamente imputados al patrimonio neto y se reconocerán en la cuenta de resultados como ingresos sobre una base sistemática y racional de forma correlacionada con los gastos derivados de la subvención, donación o legado, de acuerdo con los criterios que se detallan en el apartado 3 de esta norma
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Las subvenciones, donaciones y legados que tengan carácter de reintegrables (que se pueden devolver) se registran como pasivos de la entidad hasta que adquieran la condición de no reintegrables
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  1. Criterios de imputación a resultados

La imputación a resultados de las subvenciones, donaciones y legados que tengan el carácter de no reintegrables se efectúa atendiendo a su finalidad.
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A efectos de su imputación en la cuenta de resultados, hay que distinguir entre los siguientes tipos de subvenciones, donaciones y legados:

a) Cuando se conceden para asegurar una rentabilidad mínima o compensar los déficits de explotación: se imputan como ingresos del ejercicio en que se conceden, salvo si se destinan a financiar déficits de explotación de ejercicios futuros, caso en el que se imputarán en dichos

b) Cuando se conceden para financiar gastos específicos: se imputarán como ingresos en el mismo ejercicio en que se devengan los gastos que estén financiando.

c) Cuando se conceden para adquirir activos o cancelar pasivos, se pueden distinguir los siguientes casos:

- Activos del inmovilizado intangible, material e inversiones inmobiliarias: se imputarán como ingresos del ejercicio en proporción a la dotación a la amortización efectuada en ese periodo para los citados elementos o, en su caso, cuando se produce su enajenación, corrección valorativa por deterioro o baja en balance
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d) Los importes monetarios que se reciben sin asignación a una finalidad específica se imputarán como ingresos del ejercicio en que se reconocen
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De acuerdo pues con dicha Norma de Valoración, las subvenciones, donaciones y legados REINTEGRABLES se registran como pasivos de la entidad hasta que adquieran la condición de NO REINTEGRABLES, para lo que se deben cumplir tres condiciones:

  • Que haya un acuerdo individualizado de concesión de la subvención, donación o legado a favor de la Entidad.
  • Que se hayan cumplido las condiciones establecidas para su concesión.
  • Que no haya dudas razonables sobre su recepción.

Una vez la subvención tenga la consideración de no reintegrable se contabilizará como ingreso directamente imputado al patrimonio neto, reconociéndose en la cuenta de pérdidas y ganancias como un ingreso siguiendo un método sistemático y racional.

Dicho esto, podemos decir que las subvenciones tienen tres momentos:

  1.  El momento que se recibe la resolución de concesión de la ayuda.
  2.  El momento o momentos en que se cobra la ayuda.
  3.  El momento o momentos en que se ejecuta (se realiza) el gasto.

Cada momento tiene su registro contable, los cuales se detallan a continuación:

Procedimiento práctico de contabilizar una subvención reintegrable:

Cuando recibimos resolución de la subvención:

 

fecha

 

(4708) Hacienda Pública, deudora per subv. Concedidas

a

(522) Deudas c/p transformables en subv.

   

ó

   

(172) Deudas l/p transformables en subv.

Cuando cobramos la subvención:

 

fecha

 

(572) Bancos

a

(4708) Hacienda Pública, deudora por subv. Concedidas

Cuando iniciamos el proyecto, y por lo tanto empezamos a tener gastos ejecutados. Pasamos pues ingreso en función del gasto ejecutado:

 

fecha

 

(522) Deudas c/p transformables en subv.

a

(72) Subvenciones, donaciones y legados

 

A fin de año, los saldos reflejados en los balances de las siguientes cuentas serán:

Cuenta 4708: Importe de las subvenciones concedidas por las administraciones públicas pendientes de cobrar. Si se tratara de subvenciones concedidas por entidades privadas, usaríamos las cuentas 444.

Cuenta 522: Importe de las subvenciones concedidas o ya cobradas, pendientes de ejecutar, total o parcialmente y que tienen carácter reintegrable, a corto plazo.

Cuenta 172: Importe de las subvenciones concedidas o ya cobradas, pendientes de ejecutar, total o parcialmente y que tienen carácter reintegrable, a largo plazo.

Cuenta 72: Ingresos traspasados ​​al resultado del ejercicio de las subvenciones concedidas de acuerdo con los criterios de la norma de valoración.

En el supuesto de que una vez hecha la justificación del proyecto, hay gastos que no se aceptan y, por tanto, hay que reembolsarlos, el asiento a realizar por el importe reintegrado sería:

En el momento que sea exigible por el incumplimiento:

 

fecha

 

(658) Reintegro de subvenciones

a

(4757) Hacienda Públ., acreedora por subv. Recibidas

En el momento que se efectúe el reintegro:

 

fecha

 

(4757) Hiacienda Públ., acreedora por subv. Recibidas

a

(572) Bancos

 

Procedimiento práctico de contabilizar una subvención no reintegrable:

Cuando recibimos la resolución o ingresamos la subvención:

 

fecha

 

(4708) Hacienda Pública, deudora por subv. Concedidas

a

(13) Subvenciones, donaciones y legados

Cuando pasamos a ingreso en función del gasto ejecutado:

 

fecha

 

(13) Subvenciones, donaciones y legados

a

(72) Subvenciones, donaciones y legados

 

El importe de las subvenciones cobradas o resueltas que están pendientes de ejecutar al cierre del ejercicio se encuentran a patrimonio neto, grupo 13.

Cuenta 13: Importe de las subvenciones, donaciones y legados, no reintegrables, recibidos por la entidad y otros ingresos y gastos contabilizados directamente en el patrimonio neto hasta que se produzca, en su caso, su transferencia o imputación a la cuenta de resultados , en el momento de la ejecución de los gastos.

 

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