El Código de Comercio establece que se deben conservar los libros de contabilidad, la documentación y los justificantes durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.
Relativo a las facturas, se deben conservar todas las que se hayan emitido a terceros, así como aquellas que se hayan recibido.
La Agencia Tributaria indica que “Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”
Dicho esto, no hay ninguna obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.
Por tanto, las facturas en papel “Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.”
De esta manera, nos podemos deshacer de las facturas en papel si se está en condiciones de garantizar que la copia digital es exacta a la original.
Por lo que se refiere a las facturas de inmovilizado, no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones de dichos activos.
A parte de conservar toda su documentación mercantil durante seis años, es recomendable conservar indefinidamente la siguiente documentación:
- Libros oficiales de contabilidad
- Cuentas anuales firmadas
- Contratos a largo plazo
- Copias de seguridad informáticas de registros contables
- escrituras
A efectos tributarios, La Ley General Tributaria establece el plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones.
Dicho plazo también afecta a la posibilidad del contribuyente para solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.
No obstante, este plazo puede interrumpirse por cualquier acción de la Agencia Tributaria debidamente notificada o por la interposición, por el contribuyente, de reclamaciones o recursos de cualquier clase. Por tanto, es preciso revisar si, en algún impuesto, se ha interrumpido el plazo de cuatro años, puesto que implicaría conservar toda la documentación hasta finalizado el proceso de revisión o inspección.
En el caso de ser sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales, se debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
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Sagarra i Montalvo Gestió BCN
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