Ahora que ya estamos en la recta final del verano y las vacaciones, son muchas las personas que han elegido disfrutar de sus vacaciones colaborando como voluntarios en los diferentes campos de trabajo que organizan muchas entidades tanto a nivel nacional como internacional.
Por este motivo, una vez realizadas estas tareas de voluntariado, las entidades se encuentran con una serie de movimientos económicos que deben reflejar en sus libros o estados contables, lo que a menudo genera dudas y confusiones.
Este blog pretende ser una herramienta útil y práctica para ayudar a estas entidades a intentar resolver sus dudas y abrir un debate sobre dudas que no expondremos. ¡Por tanto, os animamos a participar activamente!
Los gastos vinculados a las actividades realizadas por los voluntarios a priori son gastos de transporte, alojamiento y comidas.
Pero como el abanico de actividades quizás amplio, genéricamente las consideraremos como gastos producidos por los voluntarios y otros colaboradores como consecuencia de las actividades desarrolladas por la entidad.
Este tipo de gastos a nivel contable se registran de acuerdo con el Plan contable de entidades sin ánimo de lucro de ámbito estatal, como el Plan contable de fundaciones y asociaciones sujetas a la Generalidad de Cataluña, a una cuenta 653 “Compensación de gastos por prestaciones de colaboración “.
En esta cuenta contable se registran los gastos producidos por voluntarios y otros colaboradores como consecuencia de las actividades desarrolladas en la entidad, como por ejemplo los gastos de transporte, comida y vestuario.
Por lo tanto, la compensación de gastos para el voluntario tiene simplemente el objeto de resarcir los gastos que le han originado el ejercicio de su labor como voluntario.
La gestión del voluntariado conlleva a menudo otros gastos a la entidad como, por ejemplo:
- Proceso de selección de voluntarios: Normalmente de entrada se hace una entrevista previa a la aceptación de la solicitud del voluntario, a fin efecto valorar la idoneidad de la persona y de decidir a qué programa de voluntariado se incorpora. Estos gastos si se llevan a cabo por profesionales externos de la entidad, contablemente se pueden registrar como gastos de gestión dentro del grupo 623 “Servicios de profesionales independientes”.
- Formación de voluntarios: La formación está pensada para poder desarrollar la tarea específica que se le encomiende al voluntario. La formación es un derecho del voluntario que puede ayudar a desarrollar mejor sus tareas aparte de hacerlo crecer personalmente. Esta formación se puede llevar a cabo también por personal externo y contablemente tendría a la misma consideración que el apartado anterior. Y el material empleado para la formación, se puede registrar contablemente dentro de una cuenta 629, creando una subcuenta como material para formación voluntarios.
- Responsable de la coordinación de los voluntarios: a menudo es personal interno de la entidad quien gestiona esta coordinación. Por lo tanto, en su caso, sería como más gasto de personal, grupo 64.
- Seguros: es un derecho del voluntario el hecho de ser cubierto de los riesgos derivados de la actividad que lleva a cabo como voluntario y de los daños que, involuntariamente, podría causar a terceros por razón de su actividad. Estos derechos de los voluntarios conllevan la práctica para las entidades una doble obligación en relación con los seguros, la de disponer de un seguro de accidentes y de otra de responsabilidad civil. Los gastos de seguros se registran contablemente en la cuenta 625 “Primas de seguros”.
El voluntario desarrollará sus funciones de forma libre y gratuita y por tanto no recibirá remuneración de ningún tipo, ya sea en dinero o en especie. Por tanto, en este caso, no habrá ningún movimiento contable a reflejar.
Otra casuística que se da a menudo dentro de las entidades, es que los gastos de viaje corren a cargo del propio voluntario, pero a pesar de ello, se adquieren los billetes de transporte de manera global por la entidad y luego cada voluntario devuelve al entidad el importe de su billete de transporte. En este caso, a pesar de la entidad anticipa un dinero, no es un gasto para la entidad ya que posteriormente lo recupera.
Contablemente, esta salida y entrada de dinero se puede registrar en una cuenta 552 “cuenta corriente con otras personas o entidades vinculadas”. Se cargará por el importe reembolsado por los billetes de transporte o entregas efectuadas por la entidad y se abonará por el retorno del dinero de los voluntarios o las recepciones a favor de la entidad.
Por último, hay entidades que solicitan una tasa de inscripción. Esta tasa cubre gastos de transacción, gestión y documentación soportadas por la entidad y no siempre es reembolsable.
Contablemente este ingreso, a pesar del plan contable no especifica una cuenta concreta, lo podemos registrar en la cuenta 759 “Ingresos por servicios diversos”.
Os invitamos a hacer nuevas aportaciones y plantear dudas a fin de hacer más enriquecedora esta información del blog.
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