La facturación es una de las obligaciones esenciales de cualquier empresario o profesional. Aunque a menudo se percibe como trámite administrativo, su correcta emisión es clave para garantizar la transparencia fiscal y evitar sanciones.
Ahora que nos encontramos a las puertas de la entrada en vigor del nuevo sistema Verifactu, es aún más relevante tener claras las implicaciones de emitir las facturas de forma correcta, tanto desde el punto de vista formal como fiscal. Conocer qué, cómo y cuándo debe facturarse será fundamental para adaptarse a las nuevas exigencias de control tributario y digitalización.
Cuando es obligatorio emitir factura
Según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura en los siguientes casos:
- Cuando realizan entregas de bienes o prestaciones de servicios a otros empresarios o profesionales.
- Cuando el destinatario es una Administración pública o persona jurídica, aunque no actúe como empresario.
- Cuando el cliente solicita expresamente su factura.
- En exportaciones u operaciones intracomunitarias.
- En entregas a particulares si se trata de ventas a distancia o servicios prestados por vía electrónica.
Sin embargo, existen operaciones internas exentas de IVA en las que no es necesario emitir factura, salvo que el cliente la solicite. Entre éstas encontramos:
- Operaciones financieras y aseguradoras, como préstamos, créditos o seguros.
- Arrendamientos de viviendas destinadas a uso residencial.
- Determinadas actividades educativas exentas, cuando las imparten entidades no empresariales (p. ej. centros públicos o fundaciones).
Plazo para emitir una factura
Las facturas se expedirán en el momento de realizar la operación o, como máximo, hasta el día 15 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el hecho imponible o se haya recibido un pago anticipado.
Detalle de los diferentes plazos de expedición y envío de las facturas, en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones:
| Condición destinatario/Naturaleza operación | Plazo de expedición | Plazo de envío |
| Destinatario no empresario ni profesional | Al realizar la operación | En el momento de su expedición |
| Destinatario empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a dicha operación | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a dicha operación |
| Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentos | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o transporte de los bienes con destino al adquirente | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o transporte de los bienes con destino al adquirente |
| Facturas rectificativas | Tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se hubiera expedido la factura |
Tipo de facturas
La normativa distingue dos tipos principales:
- Factura completa u ordinaria: Incluye todos los datos exigidos legalmente: identificación completa del emisor y del destinatario, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, fecha, numeración correlativa y otros elementos obligatorios.
- Factura simplificada: Puede emitirse cuando el importe total no supera 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros (IVA incluido) en determinados sectores (hostelería, comercio al por menor, taxis, aparcamientos, etc.).
En este tipo de factura no es necesario identificar al destinatario (nombre, NIF o domicilio), excepto si:
- El cliente es empresario o profesional y desea deducirse el IVA.
- El cliente lo solicita expresamente.
Por tanto, es un formato especialmente útil para operaciones menores o ventas directas a consumidores finales, ya que simplifica el proceso sin perder validez fiscal. Hay que recordar que debe constar la cuota repercutida, consignándose de forma separada.
La fecha de operación y su importancia fiscal
La fecha de operación es el momento en que se ejecuta efectivamente la entrega del bien o prestación del servicio.
Esta fecha puede no coincidir con la de emisión de la factura, pero es determinante para:
- Fijar el momento del devengo del IVA, es decir, cuando nace la obligación de repercutirlo.
- Determinar el período de declaración en el que debe incluirse la factura (trimestral o mensual).
- Alinear ingresos y gastos dentro del propio ejercicio fiscal, garantizando coherencia contable.
En operaciones recurrentes o de suministro continuado (servicios mensuales, arrendamientos, mantenimientos, etc.), la fecha de operación corresponde al último día del período facturado, aunque la factura se emita posteriormente. En estos casos el devengo se pospone y se produce al vencimiento.
En entregas puntuales o únicas, la fecha de operación coincide con el momento de la entrega del bien o la prestación del servicio.
En definitiva, la fecha de operación prevalecerá sobre la de emisión a efectos fiscales y deberá indicarse siempre que no coincidan.
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