Con la publicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, las empresas y entidades con 50 o más personas trabajadoras quedaron obligadas a implementar un Sistema Interno de Información.
La Ley subraya la importancia de contar con sistemas internos que faciliten la gestión de información y aseguren el cumplimiento de los estándares éticos y legales.
Cronología de la obligación
Desde 13 de junio de 2023, estaban obligadas a su implementación las empresas privadas con 250 o más personas trabajadoras, así como aquellas sujetas a regulaciones específicas, como la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.
Desde 1 de diciembre de 2023, la obligación se amplió a todas las empresas y entidades con 50 o más personas trabajadoras.
La norma también aplica a las administraciones públicas.
Finalidad del Sistema Interno de Información
El objetivo principal del Sistema Interno es proteger a las personas informantes frente a posibles represalias, fortaleciendo:
- La cultura de la información y comunicación dentro de la organización.
- Las infraestructuras de integridad de las entidades.
- La prevención y detección de actuaciones irregulares.
Las organizaciones deben garantizar que las comunicaciones puedan realizarse de forma anónima, tanto por trabajadores como por otros terceros vinculados a la entidad que tengan información sobre infracciones en el contexto laboral o profesional.
En la práctica, los canales de denuncia suelen permitir la comunicación de hechos constitutivos de acoso laboral, acoso sexual o por razón de sexo y otros actos de acoso o discriminación.
Los nuevos Sistemas de Información Interno deben integrar todos los canales internos existentes, incluyendo los relacionados con situaciones de acoso.
Implementación y gestión
Implementar un sistema requiere planificación y ejecución cuidadosa para cumplir con la normativa y evitar posibles sanciones. Los pasos principales incluyen:
- Elección del canal interno de información:
- Debe permitir comunicaciones anónimas y garantizar la confidencialidad.
- Respetar los principios de presunción de inocencia y honor de las personas afectadas.
- Asegurar la confidencialidad durante todo el proceso de investigación.
- Plazos y recepción de información:
- Acreditar recibo de las comunicaciones en 7 días.
- Completar la investigación en un plazo máximo de 3 meses.
- Consulta y formalización:
- Someter el canal a consulta de la Representación Legal de los Trabajadores.
- Formalizarlo mediante acta de acuerdos por el órgano de administración.
- Redactar la política interna, incluyendo:
- Principios de funcionamiento.
- Designación de la persona responsable de la gestión.
- Garantías para todas las personas implicadas en el procedimiento.
- Comunicación interna y externa:
- Informar a trabajadores y proveedores sobre la existencia del sistema implementado y cómo utilizarlo.
Consideraciones para grupos de empresas
La normativa contempla la política general del Sistema Interno de Información para grupos de empresas según el artículo 42 del Código de Comercio. La extensión de políticas internas a todas las sociedades del grupo o el nombramiento de un responsable único puede ser un indicio de la existencia de grupo de empresa a efectos laborales, un aspecto relevante a considerar al configurar el sistema.
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