La factura electrónica dejará de ser una opción para convertirse en una obligación para empresas y autónomos. Aunque muchas compañías ya trabajan con sistemas digitales, la nueva normativa supondrá un cambio importante en la manera de emitir, enviar y gestionar las facturas entre profesionales.
El objetivo principal de esta medida es reducir la morosidad y mejorar el control de los pagos entre empresas. Durante años, muchas pymes y autónomos han sufrido retrasos en los cobros, afectando directamente a su liquidez. Con la implantación de la factura electrónica, la Administración podrá disponer de una mayor trazabilidad sobre cuándo se emite una factura, cuándo se recibe y cuándo se paga realmente. Además, esta transformación también busca impulsar la digitalización de las empresas y simplificar muchos procesos administrativos que todavía se realizan de forma manual.
Entrada en vigor
El reglamento que desarrolla la factura electrónica obligatoria ya ha sido aprobado en 2026, aunque la aplicación efectiva dependerá de la publicación de la orden ministerial técnica que regulará todos los aspectos operativos del sistema.
Actualmente, el proyecto publicado por el Ministerio de Hacienda prevé que esta orden entre en vigor el 1 de octubre de 2026. A partir de esa fecha comenzarán a contar los plazos de adaptación para empresas y autónomos.
Si finalmente se mantiene este calendario, las fechas previstas serían las siguientes:
- Las empresas y profesionales con una facturación superior a 8 millones de euros deberán adaptarse antes del 1 de octubre de 2027. (deberán adaptarse en el plazo de 12 meses a partir de la publicación de la orden ministerial)
- El resto de empresas y autónomos dispondrán hasta el 1 de octubre de 2028 para implantar el nuevo sistema. (dispondrán de 24 meses para implantar el nuevo sistema a partir de la publicación de la orden ministerial)
Además, durante el primer año de aplicación para las empresas de mayor tamaño, las facturas electrónicas deberán ir acompañadas de un PDF que garantice su lectura cuando el destinatario no acepte todavía trabajar con el formato electrónico original.
Otro aspecto relevante es que la obligación de informar sobre los estados de la factura y el pago efectivo tendrá un calendario más flexible para pequeñas empresas y autónomos con menor volumen de facturación. En estos casos, esta obligación será inicialmente voluntaria y pasará a ser obligatoria más adelante.
Funcionamiento de la factura electrónica
La nueva normativa afectará prácticamente a todos los empresarios y profesionales que trabajen con otras empresas o autónomos en España. En este nuevo sistema, ya no bastará con enviar una factura en PDF por correo electrónico. La factura deberá generarse en un formato electrónico estructurado que permita que la información pueda ser leída automáticamente por diferentes programas y plataformas.
Las empresas podrán utilizar programas privados de facturación o bien la solución pública gratuita que pondrá a disposición la Agencia Tributaria. Cuando una empresa no indique expresamente que quiere trabajar con una plataforma privada concreta, se entenderá que utilizará la solución pública.
Una de las principales novedades es que el sistema permitirá hacer un seguimiento mucho más completo del ciclo de la factura. No solo se controlará cuándo se emite, sino también cuándo se acepta, si ha sido rechazada y cuándo se ha realizado el pago efectivo.
Los destinatarios de las facturas estarán obligados a comunicar determinados estados de la factura, como:
- aceptación o rechazo
- fecha de pago
- pagos parciales
- o incidencias relacionadas con el cobro.
Además, estas comunicaciones deberán realizarse en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produzca cada situación.
La Agencia Tributaria actuará además como repositorio central de la información, ya que las plataformas privadas estarán obligadas a remitir una copia electrónica de las facturas al sistema público.
Ventajas de la factura electrónica
Aunque la adaptación inicial requerirá ciertos cambios internos, la implantación de la factura electrónica también aportará ventajas importantes. La automatización reducirá errores administrativos, permitirá un mayor control de cobros y pagos y disminuirá el tiempo dedicado a tareas repetitivas de gestión documental.
Además, la digitalización facilitará el acceso a la información y mejorará la organización administrativa de muchas empresas. También aumentará la seguridad y la trazabilidad de las operaciones, ya que toda la información quedará registrada digitalmente.
La interoperabilidad entre plataformas también evitará que las empresas queden limitadas a un único proveedor tecnológico, facilitando el intercambio de facturas entre distintos sistemas.
La importancia de prepararse con tiempo
Aunque la aplicación efectiva todavía será progresiva, muchas empresas ya están revisando sus procesos de facturación y analizando si sus programas actuales podrán adaptarse a los nuevos requisitos.
Prepararse con antelación permitirá realizar la transición de forma más sencilla y evitar improvisaciones cuando la obligación entre plenamente en vigor. Revisar circuitos internos, digitalizar determinados procesos administrativos y familiarizarse con las nuevas herramientas será clave durante los próximos meses.
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